Medidas passam a ser implementadas nesta quinta-feira (1º) e valem já na 1ª Reunião Ordinária de 2024, que acontece a partir das 19h

Estimativa é que 70% do volume em papel em parte do acervo seja do Departamento Legislativo

A partir desta quinta-feira (1º), a Câmara Municipal de Piracicaba inicia a implantação do programa Câmara sem Papel, previsto em resolução da Mesa Diretora. As medidas buscam, entre outras coisas, a migração gradual dos procedimentos até então feitos de forma física para a eletrônica, visando o melhor uso dos recursos disponíveis e a diminuição de seus custos, a acessibilidade, a celeridade, a eficiência e a eficácia das ações do Legislativo Piracicabano.

As medidas do processo eletrônico alteram, em um primeiro momento, a produção e o acesso aos documentos e registros dos processos dos departamentos Legislativo e Administrativo. Elas estão regulamentadas pela resolução 24/2023, publicada em 15 de dezembro do ano passado, e passam a ser implementadas já na 1ª Reunião Ordinária de 2024, que acontece a partir das 19h (confira a pauta da votação abaixo). Esta semana, na segunda e na terça-feira, o sistema foi apresentado aos funcionários dos gabinetes e departamentos da Casa.

A resolução acrescentou ainda um artigo ao Regimento Interno da Câmara, o 145A, que obriga a eliminação de papel – e, consequentemente, a tramitação exclusiva de forma eletrônica – das proposituras, ou seja, indicações, requerimentos, moções, projetos de lei, projetos de decreto legislativo, projetos de emenda à lei orgânica, projetos de lei complementar e projetos de resolução.

“Desde o início de janeiro, os vereadores já estão protocolando tudo digitalmente. Até então, ele precisava ir até o Protocolo, que entregava o documento ao Departamento Legislativo. Depois, disponibilizávamos isso no sistema, havia a entrada na reunião ordinária e a tramitação começava. Agora, com o protocolo eletrônico, as proposituras seguem diretamente para o Departamento Legislativo”, explica a servidora Mariane Vicente Pereira de Souza, diretora do Departamento Legislativo.

Uma das vantagens para essa situação é que o vereador pode efetuar o protocolo eletrônico de onde estiver, pelo próprio smartphone ou utilizando um computador. Espera-se também agilidade nos chamados “caminhos processuais” das proposituras que dependem de pareceres das comissões, que estarão disponíveis para assinatura do vereador. “Hoje, o Departamento Legislativo está 100% digital”, completa Mariane.

Ela lembra que todos os servidores do departamento foram treinados para trabalhar no novo sistema e que parte da equipe auxiliará os parlamentares durante as primeiras reuniões ordinárias do ano, em uma espécie de “período de transição”. “Tudo foi discutido internamente, no coletivo, para termos segurança de atuação agora”, informa a diretora.

Também estará mais ágil a comunicação entre Câmara e Prefeitura, que implantou formato similar no segundo semestre do ano passado, quando foi disponibilizado aos parlamentares um campo eletrônico específico para o envio de ofícios ao Executivo. Segundo Mariane, a comunicação on-line já era utilizada para tramitação das indicações e dos requerimentos, bem como os protocolos do que era assinado digitalmente pelo prefeito. A partir de agora, tem início o envio de autógrafos e ofícios das comissões.

O Câmara sem Papel trouxe ainda um campo a mais no Siave – sistema on-line em que o cidadão tem acesso às proposituras em tramitação. O campo disponibilizado fica após o descritivo do projeto e permite a consulta ao processo completo, o que inclui a sua entrada, os pareceres da comissão, a votação em plenário e até mesmo o autógrafo final, quando aprovado. Antes, para visualizar toda essa etapa, era preciso acessar os campos individualmente.

CERTIFICAÇÃO –– Outra alteração significativa no processo diz respeito ao reconhecimento da validade dos documentos. No caso das proposituras, elas devem ser assinadas eletronicamente pelos vereadores. Essa assinatura deve ser qualificada e certificada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), conforme previsto na lei federal 14.063/2020. A ICP-Brasil é um conjunto de normas, padrões e procedimentos estabelecidos pelo governo brasileiro para garantir a autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos eletrônicos.

As ações que alteram diretamente o trabalho do Departamento Legislativo foram feitas com o auxílio de uma empresa externa, contratada pela Câmara por meio de licitação.

Já o trabalho relacionado à rotina de Recursos Humanos da Casa, ligado ao Departamento Administrativo, ficou sob responsabilidade do Setor de Desenvolvimento de Sistemas do Departamento de Tecnologia da Informação. As discussões para o processo de migração do papel para o eletrônico começaram no final de 2022 e se intensificaram em outubro do ano passado, envolvendo um analista de sistema e dois programadores.

“A gente ainda tem a expectativa de envolver cada vez mais o fluxo do Departamento Administrativo, até o momento em que seja possível assumir todos os trâmites da Câmara”, diz o programador Alexandre Henrique Landgraf.

No que diz respeito ao RH, foram desenvolvidas tecnologias para eliminar os fluxos de papel nas solicitações de férias pelos funcionários efetivos e comissionados, no benefício do plano de saúde e da bolsa de estudos, na validação da folha de ponto mensal e nos registros de comparecimento dos estagiários.

Segundo Landgraf, o setor de RH é também um dos que mais produz papel na Casa e, ao mesmo tempo, possui fluxos mais simples de trabalho. “Por serem menores, esses fluxos permitem a nós testarmos as ferramentas e a ter um feedback dos usuários, se estamos construindo algo que é de fato útil para o que se pretende”, contextualiza o programador, que também teve a orientação dos servidores do RH na fase de testes, antes do lançamento efetivo do serviço aos funcionários da Câmara.

O sistema de assinatura dos servidores foi desenvolvido pelo próprio Departamento de TI. “A assinatura necessária para que os documentos tenham validade é apenas interna, mas também estamos preparando o sistema para aceitar os ‘tokens’, que são os certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras autorizadas”, explica.

Uma das principais preocupações dos profissionais é a segurança dos dados, destaca Landgraf, além da garantia de que os arquivos gerados digitalmente sejam perenes e exista espaço suficiente nos servidores da Casa para armazená-los. “Todo o documento produzido precisa estar acessível para as gerações futuras, ou seja, um auxílio saúde produzido hoje e não estar corrompido durante toda a vida útil do sistema”, diz.

Nesse aspecto, o formato adotado é o PDF/A, um padrão internacional de arquivo que tem como principal característica a capacidade de preservar a integridade do conteúdo do documento, garantindo que ele permaneça inalterado ao longo do tempo.

Conforme destaca o diretor do Departamento de Tecnologia da Informação, João Ricardo Viccino, o sistema informatizado possibilita ainda a rastreabilidade dos documentos gerados, o que significa ser capaz de acompanhar e monitorar o histórico e a localização ao longo do tempo. “Isso é especialmente importante para garantir a segurança, integridade e conformidade de documentos nos diversos setores”, diz.

VOLUME –– Não é possível mensurar em peso ou quantidade de folhas a economia de papel envolvendo o Departamento Legislativo, pois um único processo pode ter, por exemplo, 20, 40 ou mesmo 100 páginas, a depender de sua complexidade e tramitação.

Somente o Departamento Legislativo produziu 45 caixas de arquivo no ano passado (que equivalem a 1275 processos) e 40 caixas em 2022.

Segundo a chefe do Setor de Gestão de Documentação e Arquivo, Giovanna Fenili Calabria, o arquivo da Câmara conta com documentos datados desde 1784 e está disposto em dois ambientes nos prédios anexo e principal.

No arquivo deslizante localizado no subsolo do prédio principal, com volumes a partir do ano de 1949, há aproximadamente 700 metros lineares de papel – e a estimativa é que 70% desse volume seja proveniente do Departamento Legislativo.

Tudo o que foi produzido pelo Departamento Legislativo faz parte da guarda permanente da Câmara, o que significa que não é permitido o seu descarte em nenhuma possibilidade ou período, já que a produção de leis é considerada “atividade fim” da Casa e de valores históricos e informativos.

PRIMEIRA REUNIÃO – A Pauta da Ordem do Dia da 1ª Reunião Ordinária de 2024, nesta quinta-feira (1º), a partir das 19 horas, conta com duas proposituras. Será analisado pelos vereadores, em segunda discussão, o projeto de lei nº 119/2023, de autoria do vereador André Bandeira (PSDB), que limita a distância de emissão de sons e ruídos que prejudiquem o bem-estar da pessoa com Transtorno do Espectro Autista em espaços públicos. Além disso, será votada a moção de aplausos nº 258/2023, de autoria do vereador Gustavo Pompeo (Avante), a Karina Caminaga Lima.

Há três oradores inscritos para a Tribuna Popular. Marco Antonio Rosa Ferreira vai falar sobre o tema “Superfaturamento na cobrança de água e esgoto em Piracicaba”. Já Pedro Henrique Vilas Boas Leopoldino vai abordar a “Gestão da Prefeitura e Vereadores”. E Valéria de Barros Penatti vai discursar sobre o tema “Cidade para as pessoas”.

Nesta quinta-feira (1º), os trabalhos poderão ser acompanhados, ao vivo, pela TV Câmara (sintonizada nos canais 11.3 em sinal aberto digital, 4 da Claro/Net e 9 da Vivo Fibra, no site camarapiracicaba.sp.gov.br/tv e nos perfis no Facebook e no YouTube), pela Rádio Câmara Web e pela Rádio Educativa 105,9 FM.