Atualmente, 37.540 cidadãos e empresas usam a plataforma, com a abertura de 51 mil processos no período

No dia 1º de agosto do ano passado, a Prefeitura de Piracicaba passou a tramitar os processos do Executivo em formato digital pelo sistema Prefeitura Sem Papel. Neste período de um ano, a economia com a redução do uso de papel, que inclui impressões, capas, transporte e armazenagem, chega a R$ 5,8 milhões. Atualmente, 37.540 cidadãos e empresas usam a plataforma, que tem 260 serviços disponíveis para a população, e a Administração trabalha no aprimoramento do sistema para reduzir cada vez mais o tempo de andamento dos processos.

A implantação do projeto, que é coordenado pela Secretaria de Finanças, foi feita por uma necessidade de modernização do Executivo. Além da quantidade de materiais que eram usados pela Administração Municipal – que em alguns casos, um processo chegava a ter 40 mil folhas de papéis – o objetivo era reduzir o tempo de tramitação dos processos, além de facilitar o acesso dos cidadãos aos serviços e a comunicação com os contribuintes.

Em um ano do sistema Prefeitura Sem Papel, foram abertos 51 mil processos por usuários externos, ou seja, pelos próprios contribuintes ou empresas. Atualmente, todas as tramitações do Executivo ocorrem de forma digitalizada. Mesmo que a pessoa procure um servidor na Prefeitura para iniciar o processo, ele será aberto pelo funcionário por meio da plataforma.

O tempo de trabalho economizado pelos servidores com a redução das etapas de impressão, montagem, protocolo e transporte dos processos de uma secretaria a outra chega a 64 mil horas neste um ano. Algumas dessas etapas, que antes levavam 15 dias, hoje podem ser feitas em dois dias.

Somente os processos que foram iniciados antes do sistema ser implantado ainda tem etapas com documentos físicos, mas a previsão é de que em cerca de dois anos e meio todos os processos da Prefeitura fiquem totalmente digitais, não necessitando mais de cópias impressas.

Além da facilidade de acesso aos serviços – que hoje, podem ser abertos da casa dos contribuintes – o portal de atendimento também facilitou a comunicação entre o contribuinte e a Prefeitura. O usuário já pode acompanhar todo o processo diretamente no portal, recebendo notificações de etapas concluídas, os pareceres, realizando a assinatura de documentos, sem precisar ir até o local para fazer isso ou ter que ligar para conseguir essa informação.

Atualmente, a Administração trabalha na automatização dos processos que tramitam na plataforma, para reduzir cada vez mais o tempo de atendimento das solicitações. Outras melhorias previstas para serem feitas no segundo semestre deste ano são a integração com o portal GOV.BR (do governo federal) e a implementação de novas funcionalidades no portal interno para o servidor, para facilitar a tramitação dos processos.

PESQUISA DE SATISFAÇÃO – Com um ano de uso do sistema, a Prefeitura fez uma pesquisa com os usuários para avaliar o desempenho do Prefeitura Sem Papel, através de um formulário enviado a todos os cadastrados. Em relação aos usuários internos (servidores), o índice de satisfação atual está em 70,43%. Ao final de 2023, as respostas apontaram uma satisfação de 60,44%. Em relação aos usuários externos, entre pessoas físicas e jurídicas, a pesquisa foi feita somente este ano e o índice de satisfação está em 74,68%.

SISTEMA EM NÚMEROS – Dos 37.540 usuários cadastrados atualmente na plataforma, a maioria é de pessoas físicas (26.298), e um total de 11.242 são pessoas jurídicas. Os serviços mais usados pelos contribuintes neste um ano foram a transferência de imóveis (7.130 processos), inscrição e alteração municipal (6.569 processos) e solicitações de Alvará de Licença (2.787 processos).

Além da economia financeira, o cálculo de materiais poupados com a redução de uso do papel nos processos administrativos chega a 2.000 toners de impressora, além de 39 milhões de litros de água economizados e 395 árvores poupadas na produção dos 18 mil quilos de papel que teriam sido usados no período.

SERVIÇO – O sistema Prefeitura Sem Papel pode ser usado tanto para contribuintes pessoas físicas, com o uso do CPF, como empresas e profissionais com o uso de CNPJ para solicitar diversos serviços da administração municipal, como dar entrada em alvará de empresas, imprimir o carnê do IPTU, negociação e parcelamento de débitos municipais, etc.

Para acessar o sistema, é preciso fazer um cadastro de usuário acessando o link da prefeitura (https://sempapel.piracicaba.sp.gov.br/atendimento/inicio) e criando uma conta. Após preencher o cadastro com os dados básicos do usuário e um e-mail para comunicação, será liberado o acesso ao sistema para solicitar todos os serviços e acompanhar os processos.

O cadastro também pode ser feito no Setor de Atendimento ao Contribuinte no Térreo 2 do Centro Cívico. Para mais informações, basta acessar o FAQ no portal da Prefeitura (https://piracicaba.sp.gov.br/servicos/sem-papel), que responde às principais dúvidas dos contribuintes.